Экспертиза документации СМК (окончание)

После того как мы установили требования к каждому конкретному документу СМК, стало возможным говорить об экспертизе каждого из них. Т.е. мы можем провести анализ каждого документа СМК и ответить на вопрос: в какой степени каждый рассмотренный документ отвечает предъявленным к нему требованиям? А в случае, если мы обнаружили что документ не в полной мере отвечает предъявленным к нему требованиям – разработать и реализовать соответствующие действия, которые бы устранили несоответствие документа требованиям.

Для завершения экспертизы документации СМК нам осталось ответить на второй вопрос: насколько системна вся документация СМК? Ответ на этот вопрос требует достаточно глубоко понимания систем и их свойств. Попробуем хотя бы наметить основные направления, которые помогли бы ответить на поставленный вопрос. Чтобы само наше повествование имело определённую «канву», будем излагать в виде вопросов и соответствующих им ответов.

Вопрос №1. Каково главное предназначение документации СМК?

Ответ. Документация СМК имеет своим предназначением: 1) основа для построения системы управления качеством; 2) определяет весь порядок функционирования системы управления качеством; 3) служит основой результативности/эффективности системы управления качеством; 4) служит основой для проведения анализа системы управления качеством и, как следствие, поиска и реализации возможностей дальнейшего улучшения системы.

Вопрос №2. Какие документы относятся к понятию «документация СМК»?

Ответ. Легче всего ответить на этот вопрос, если в организации есть чёткая классификация всей документации. Но даже в случае отсутствия такой классификации можно смело утверждать, что к документации СМК относятся: Политика в области качества; Цели организации в области качества; Руководство по качеству; Процессы СМК (карты процессов); процедуры СМК (инструкции, СТП, положения, регламенты и т.п.); записи по качеству.

Вопрос №3. Каково главное предназначение (смысл) каждого из перечисленных документов?

Ответ. Для этого дадим краткие определения всех перечисленных видов документов с некоторыми разъяснениями. А дав такие определения, перечислим и вопросы к этим документам, ответы на которые должны быть получены в ходе экспертизы.

Политика в области качества – документально оформленное заявление высшего руководства организации о политике и целях организации в области качества. По другому говоря политика – не что иное, как перечень принципов, которым следует организация в своей жизни.

При экспертизе Политики в области качества необходимо: 1) выделить в стандарте ISO 9001:2008 все требования к политике в области качества; 2) проанализировать: выполнены ли все требования стандарта ISO 9001:2008 при разработке политики организации; 3) проанализировать: может ли политика служить основой для разработки целей в области качества.

Руководство по качеству (РК) – документ, описывающий систему менеджмента качества организации. Можно считать, что стало уже классическим написание РК в полном соответствии со структурой стандарта ISO 9001:2008. Т.е. в соответствующем пункте стандарта говорится, что должна выполнить организация, а в пункте РК с таким же номером описано как организация выполнила данное требование стандарта.

При экспертизе РК необходимо получить ответы на следующие вопросы: 1) разъяснено ли в Руководстве выполнение всех требований стандарта ISO 9001:2008 в действующей системе менеджмента качества; 2) прослеживается в РК системность всей документации и всех видов деятельности, выполняющихся в организации.

Процесс СМК – документ, описывающий процесс системы менеджмента качества организации. При этом необходимо отметить: в стандарте ISO 9001:2008 нет обязательного требования иметь в организации документальное (формализованное) описание процессов СМК.

Для корректного проведения экспертизы процессов СМК (это могут быть карты процессов или какие-либо другие документы, описывающие процессы организации) необходимо: 1) выявить все требования к процессу, описанные в стандарте ISO 9001:2008; 2) провести анализ процессов на соответствие требованиям, выявленным в стандарте ISO 9001:2008.

Процедура СМК – документ, устанавливающий способ выполнения определённой деятельности или процесса в системе. Каждая процедура СМК должна в полном объёме отвечать всем требованиям к алгоритмам. Именно об этом шла речь в первой части настоящей статьи.

Записи по качеству – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществлённой деятельности. Логичней всего проводить экспертизу/анализ записей по качеству при разработке очередного нормативного документа при выполнении которого и будут создаваться конкретные записи по качеству. В любом случае общие требования к записям по качеству можно сформулировать так: 1) количество и объём записей должны быть необходимыми и достаточными; 2) не должно быть дублирования записей; 3) формы записей должны быть максимально простыми и удобными в работе; 4) для каждой записи должно быть определено место хранения, срок хранения и ответственность за каждый этап её (записи) жизненного цикла.

Кроме перечисленных выше, есть вопросы общие для всех документов СМК. Вот их примерный перечень.

Идентификация документа. Каждый документ СМК должен иметь идентификацию, выполненную в рамках правил идентификации документов, принятых в данной организации.

Статус документа. Т.е. – достаточно ли полномочий должностного лица, утвердившего рассматриваемый документ, для обязательного исполнения его требований всем указанным в документе персоналом.

Связь нормативного документа СМК с требованиями стандарта ISO 9001:2008. Необходимо получить ответы на следующие вопросы: 1) выполнение каких требований стандарта описывает данный нормативный документ СМК? 2) Имеется ли во вводной части рассматриваемого документа ссылка на конкретный пункт или раздел стандарта ISO 9001:2008? 3) Согласуются ли установленные в рассматриваемом документе требования с соответствующими требованиями стандарта ISO 9001:2008?

Системность изложения и понятность документа. Необходимо получить ответы на следующие вопросы: 1) Изложен ли весь ход выполнения деятельности в определённом порядке или представляет собой набор не связанных (не чётко связанных) между собой отдельных действий? 2) Как связан данный нормативный документ с другими документами СМК? 3) Не противоречат ли положения рассматриваемого документа положениям других документов СМК? 4) Нет ли в рассматриваемом документе не обоснованного повторения требований других нормативных документов СМК? 5) Не перегружен ли рассматриваемый документ избыточной для его пользователей информацией?

Ну, вот, пожалуй, и всё. Прекрасно отдаю себе отчёт, что тема экспертизы документации СМК вряд ли может быть исчерпывающе полно раскрыта в столь маленькой по объёму статье. Тем интереснее было бы узнать мнение практиков на эту тему.

One thought on “Экспертиза документации СМК (окончание)

  1. Благодарю Вас за статью, она оказалась для меня достаточно информативной и полезной. Всё очень детально написано и можете не сомневаться, статья принесет пользу. Интересным оказалось, что Дела Процессов не требуют документального оформления, нужно будет ещё почитать ИСО 9001, уточнить.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Напишите числа на арабском (0,1,2,3 и т.д.) *