Экспертиза документации СМК

В общении со своими коллегами обнаружил следующую проблему в их повседневной работе: как корректно провести экспертизу документации СМК?

Возможно, кто-то из читателей этих строк снисходительно улыбнётся – тоже мне проблема! А действительно – КАК? …провести экспертизу документации конкретной системы менеджмента качества. Давайте для начала определимся с терминами:

Эксперти́за (от лат. expertus – опытный, сведущий) – исследование, проводимое лицом, сведущим в науке, технике, искусстве или ремесле, привлечённым по поручению заинтересованных лиц, в целях ответа на вопросы, требующие специальных познаний (Википедия).

Отметим в этом определении некоторые важные для нас моменты: 1) экспертизу заказывают заинтересованные лица. В нашем случае это будет высшее руководство организации. Ведь именно оно, по определению, больше всех заинтересовано в том, чтобы СМК работала и приносила свои «плоды». 2) лицо, проводящее экспертизу, имеет необходимую компетенцию по вопросу документации СМК. Думаю расшифровывать термин «компетенция» нет необходимости. 3) эксперт (лицо проводящее экспертизу) должен дать ответ на поставленные перед ним заказчиком (высшим руководством организации) вопросы.

Попросту говоря: есть должностное лицо, обладающее необходимой компетенцией, и именно это лицо должно ответить на поставленные вопросы. А откуда взяться в каждой организации такому эксперту? Выход один – надо готовить самим! И ничего сверхсложного здесь нет. Просто специалист, проводящий экспертизу документации СМК должен ответить на простой вопрос: соответствует ли документация СМК, предъявляемым к ней требованиям? А раз в этом заключается – по сути – экспертиза, то мы первым делом должны описать требования, предъявляемые к документации СМК. Попробуем это сделать.

Все требования к документации СМК уместно будет разделить на два больших вопроса:

1) Каким требованиям должен соответствовать каждый конкретный документ СМК?

2) Каким требованиям должны соответствовать документы СМК в целом, т.е. с точки зрения их системности?

Попробуем ответить на первый вопрос. Для этого познакомимся вкратце с термином «алгоритм».

Название «алгоритм» связано с именем выдающегося математика древности Мухаммеда бен-муса аль-Хорезми (IX в. н.э.). Он изложил общие правила выполнения действий над числами, представленными в десятичной форме, которыми мы пользуемся до сих пор. Существенным было то, что эти правила могли быть применены к любым числам.

Аль-Хорезми предложил правила, пригодные во всех случаях и одинаковые для любых пар чисел. Сторонников методики аль-Хорезми начали называть алгоритмиками, а под словом «алгоритм» стали понимать систему правил, обладающих определёнными свойствами.

Действия согласно той или иной инструкции, являющейся алгоритмом, для получения определённого результата предполагают наличие некоторых исходных данных.

Первым свойством алгоритма является дискретный, т.е. пошаговый характер определяемого им процесса.

Другим важнейшим свойством алгоритмов является массовость. Смысл данного понятия заключается в том, что существует некоторое множество объектов, которые могут служить исходными данными для рассматриваемого алгоритма. По-другому говоря смысл массовости алгоритма состоит в том, что он одинаково пригоден для всех случаев, требует лишь механического выполнения цепочки некоторых простых действий и при этом нет нужды в затратах творческой энергии. В своё время противники аль-Хорезми именно за это пренебрежительно относились к «алгоритмикам», снявшим покров таинственности с искусства выполнять арифметические операции.

Ещё одна важная особенность, присущая каждому алгоритму: алгоритм должен быть понятен для исполнителя, т.е. исполнитель алгоритма знает, как его выполнить. При этом исполнитель алгоритма, выполняя его, действует «механически». Очевидно, что формулировка алгоритма должна быть настолько точна и однозначна, чтобы могла полностью определять все действия исполнителя.

Если каждый раз сравнивать результаты, полученные после соответствующих шагов алгоритмического процесса, то окажется, что при одних и тех же исходных данных эти результаты всегда будут одинаковыми. Таким образом, можно говорить об определённости и однозначности алгоритмов.

Теперь можно более точно определить алгоритм как систему правил, сформулированную на языке, понятном исполнителю, и определяющую цепочку действий, в результате выполнения которых мы приходим от исходных данных к искомому результату. Такая цепочка действий называется алгоритмическим процессом, а каждое действие – его шагом. Число шагов для достижения результата обязательно должно быть конечным. Кроме того, алгоритм должен обладать свойствами массовости, определённости и однозначности.

Для некоторых задач существует несколько алгоритмов их решения, для некоторых задач таких алгоритмов вообще не существует, и, наконец, есть задачи, для которых мы не знаем, существуют или нет алгоритмы их решения.

А теперь не торопясь прочтите следующий рецепт борща с салом:

Ингредиенты

сало сырокопченое 200 грамм;

свёкла 2 шт.;

морковь 1 шт.;

лук 1 шт.;

помидор 2 шт.;

картофель 4 шт.;

капуста 1 кг;

лимонный сок 1 ст. ложка;

масло растительное 2 ст. ложки;

соль, перец; 

сметана;

Необходимый инвентарь: нож

Способ приготовления

Любимый миллионами суп очень просто приготовить в мультиварке. Он получается просто восхитительным, попробуйте!

Сало режем на маленькие кусочки. Свёклу, морковку и лук нарезаем соломкой. Помидоры режем небольшими кубиками. Картошку режем брусками. Кладём картошку в миску с холодной водой, мелко шинкуем капусту.

В режиме «МУЛЬТИПОВАР» на 160 градусов разогреваем масло и обжариваем сало минут 10, перекладываем в миску, оставив в мультиварке жир. В чашу кладём лук, морковку и свёклу, вливаем сок лимона, готовим 10 минут. Добавляем помидоры и готовим ещё минут 5.

Вливаем 1,5 литра горячей воды, доводим до кипения, процеживаем картошку, добавляем в суп, варим 10 минут. Добавляем капусту, солим и перчим, варим 5 минут, затем ещё 20 минут готовим в режиме «ПОДОГРЕВ».

Подаем со шкварками, зеленью и сметанкой.

Приятного аппетита!

Нет, уважаемый читатель – я не хотел отвлечь тебя от высоких помыслов об СМК, возбудив твой аппетит! ))) Я думаю, ты, уважаемый читатель, уже понял главное – любой нормативный документ системы менеджмента качества должен отвечать требованиям алгоритма! Только в этом случае он может стать действительно рабочим инструментом управления.

Для большей ясности давайте подведём итоги.

1) Каждый нормативный документ СМК – процедура, инструкция, СТП и т.п. – должен отвечать всем требованиям, предъявляемым к алгоритму.

2) Отличие разных типов нормативных документов в системе менеджмента  качества (процедуры, СТП, инструкции и т.д.) заключается в их структуре и, как следствие, сложности.

Например: процедура СМК имеет 8 обязательных разделов и каждый из разделов имеет своё обязательное содержание; инструкция СМК имеет меньшее число разделов и при этом допускается слияние разделов для упрощения документа. Следует также отметить, что подобное различие нормативных документов в системе менеджмента качества должно быть документально закреплено – например, в процедуре «Управление документами».

3) Каждый нормативный документ СМК должен содержать следующую информацию:

  • перечень объектов по отношению, к которым применяется данная процедура. Это могут быть как вполне материальные объекты (определённые виды оборудования и т.п.), так и определённые виды деятельности (внутренний аудит СМК, ППР технологического оборудования и т.п.).
  • область применения, т.е. перечень подразделений и/или должностных лиц, выполняющих деятельность согласно данному НД.
  • вся деятельность по данному НД должна быть описана как конечная последовательность шагов (маленьких конкретных действий).
  • на каждом шаге должно быть описано: кто (должность) делает; что делает; срок выполнения; описан, при необходимости, результат выполнения действия (документ, материальный объект и т.п.).
  • все описания действий исполнителя должны быть максимально чёткими, не двусмысленными с полной расшифровкой, при необходимости, терминов и т.п. Не допускается применение терминов не определённых в данном НД, а также описание деятельности невыполнимой для исполнителя.
  • в приложении к НД целесообразно привести все формы документов, которые будут создаваться при выполнении данной деятельности. Кроме этого необходимо указать: ответственность за хранение каждого документа, место и срок его хранения.
  • в НД должен быть указан порядок его учёта, хранения, пересмотра и актуализации.
  • в НД должен быть указан список его рассылки в соответствующие подразделения и/или должностным лицам.

Ну вот, вкратце, все требования, выполнение которых необходимо проверить при экспертизе конкретного документа СМК.

Для того, кто всерьёз решит разобраться с этим вопросом, предлагаю два «домашних задания»:

1) Разработать структуру для каждого типа нормативного документа своей системы менеджмента качества с полным описанием всех требований, применяемых к каждому разделу НД.

2) Разработать требования к НД в случае, если в нём описано выполнение циклической (повторяющейся) деятельности.

На этом я, пожалуй, закончу первую часть своего повествования.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Напишите числа на арабском (0,1,2,3 и т.д.) *