4.4.2 В том виде и объеме, в котором это необходимо, организация должна:

a) разрабатывать, поддерживать в актуальном состоянии и применять документированную информацию для обеспечения функционирования ее процессов;

b) фиксировать и сохранять документированную информацию для обеспечения уверенности в том, что процессы осуществляются так, как было запланировано.

1) По пункту «а» возникает логичный вопрос: речь идёт о процессах СМК или же о любых процессах (как видах деятельности), осуществляемых в организации? Мой ответ звучит однозначно – организация должна разрабатывать, поддерживать в актуальном состоянии и применять документированную информацию (внутренние нормативные документы), которая позволяет из раза в раз повторять (воспроизводить) необходимые процессы в управляемых условиях, получая запланированные результаты. Проще говоря – это требование стандарта относится ко всем значимым процессам, выполняемым в организации. У читателя может закономерно возникнуть два вопроса: 1) На чём основано убеждение, что в данном абзаце речь идёт «обо всех процессах» в организации? 2) Из приведённого выше вывода автора статьи следует, что в организации необходимо документировать (создавать внутренние нормативные документы) абсолютно на все виды деятельности, исполняемые в организации? Попробую по порядку ответить на оба вопроса. По поводу вопроса номер один. Предположим, что мы создали внутренние нормативные документы СМК, а поскольку какие то виды деятельности не были организацией отнесены к процессам СМК, то и документы на них отсутствуют. А если это, например, какое то заготовительное производство? Одним словом – все значимые виды деятельности – независимо от того определены ли они как процессы СМК или нет –  должны иметь своё документальное описание и, тем самым, быть под управлением! Только прошу не путать – есть документ, значит деятельность под управлением. Отнюдь – наличие документального описания деятельности есть необходимое, но отнюдь не достаточное условие управляемости этой деятельностью. Теперь по поводу второго вопроса. Выделите те виды деятельности (значимые), которые приводят к конечному результату (продукции и/или услуге). Именно эти виды деятельности должны быть под управлением на основе внутренних нормативных документов организации. Другие виды деятельности – уборка помещений и территории, сдача вторсырья и т.п. – могут протекать по установленному порядку, который сложился в организации «исторически», но при этом отсутствуют нормативные документы, в которых описан порядок выполнения таких «второстепенных» (поддерживающих) видов деятельности. Коротко: 1) определите значимые (важные, необходимые и т.п.) для организации виды деятельности; 2) установите и документально зафиксируйте порядок выполнения этих видов деятельности.

2) По пункту «b»: как достичь «уверенности в том, что процессы осуществляются так, как было запланировано»? Для обеспечения уверенности и, кстати, предоставления доказательств по любому определённому организацией виду деятельности необходимо иметь информацию как минимум по трём точкам: какой результат был запланирован; какой порядок выполнения деятельности был установлен; какой результат при выполнении деятельности был получен. Исходя из этого можно утверждать, что для выполнения требования пункта «b», организация должна по каждому выбранному ей как значимому виду деятельности предоставить, как минимум, следующие документы:

• Документ/документы планирующего характера. Именно в этом документе/документах описывается тот результат, который организация хочет получить, выполнив данную деятельность.
• Документ/документы, отражающий ход выполнения деятельности. Этот документ/документы позволит судить о том, выполнялась ли деятельность в соответствии с ранее установленным порядком. Попросту говоря в этом документе/документах можно найти ответ на вопрос – а правильно ли вообще была выполнена работа?
• Документ/документы, описывающий полученный результат. Только наличие такого документа/документов позволит сравнить «то, что планировали», с тем «что получили реально», а значит оценить степень соответствия плана результату и управляемость деятельностью в целом.

3) По пункту «b»: обратите особое внимание, что документированную информацию «для обеспечения уверенности в том, что процессы осуществляются так, как было запланировано», организация должна «фиксировать и сохранять». А это значит только одно – это обязательные записи по качеству, которые подтверждают, «что процессы осуществляются так, как было запланировано».

4) Попробуем кратко сформулировать практические советы, вытекающие из рассмотрения данного пункта стандарта:

Выделяем главные (основные) виды деятельности, выполняемые в организации;

• Среди этих главных видов деятельности выделяем процессы СМК;
• На все главные виды деятельности – и процессы СМК и НЕ процессы СМК – разрабатываем необходимое и достаточное количество внутренних нормативных документов, регламентирующих эти виды деятельности;
• По каждому виду деятельности выделяем записи по качеству, подтверждающие, «что процессы осуществляются так, как было запланировано». Такие записи по каждому виду деятельности отвечают на три вопроса: Что (какой результат) планировалось получить? Выполнялась ли деятельность в соответствии с соответствующим внутренним нормативным документом? Что (какой результат) был получен в результате выполнения деятельности?
• Организуем управление документами – внутренними нормативными документами, описывающими порядок выполнения каждой деятельности и установленными (выделенными) записями по качеству. Указанный комплект документов позволит организации предоставить свидетельства любой заинтересованной стороне, «что процессы осуществляются так, как было запланировано».