4 Контекст организации (условия, в которых функционирует организация)

4.1 Понимание организации и ее контекста (условий, в которых она функционирует)

Организация должна установить (определить) внешние и внутренние факторы (обстоятельства), которые имеют отношение к ее намерениям и стратегии развития и которые влияют на ее способность достигать намеченных результатов ее системы менеджмента качества.

Организация должна осуществлять мониторинг и анализ информации, относящейся к этим внешним и внутренним факторам (обстоятельствам).

Примечание 1. Факторы (обстоятельства) или условия, установленные для рассмотрения, могут оказывать как положительное, так и отрицательное влияние.

Примечание 2. Пониманию внешних условий (обстоятельств) может способствовать рассмотрение вопросов, связанных с законодательством, технологическими аспектами, конкуренцией, рынком, культурой, социальными аспектами и экономическими условиями как на международном, национальном, региональном, так и на местном уровне.

Примечание 3. Пониманию внутренних условий (обстоятельств) может способствовать рассмотрение вопросов, связанных с ценностями, культурными аспектами, знаниями, а также с показателями деятельности организации.

Прежде чем приступим к разбору требований данного пункта стандарта, давайте ответим на следующие вопросы:

Что означает термин «контекст»?

Что означает термин «фактор»?

Что означает термин «стратегия»?

Конте́кст (от лат. contextus — «соединение», «связь») — законченный отрывок письменной или устной речи (текста), общий смысл которого позволяет уточнить значение входящих в него отдельных слов, предложений, и т.п. Контекстуальность (обусловленность контекстом) — это условие осмысленного употребления той или иной конкретной языковой единицы в речи (письменной или устной), с учётом её языкового окружения и ситуации речевого общения.

Говорить, опираясь на контекст, — значит придерживаться установившегося в разговоре уровня абстракции и использовать понятия заданного в нём семантического поля. Потерять контекст в разговоре — это перестать понимать то, на что опирается собеседник, или интерпретировать его мысль в ином смысле, нежели тот, который подразумевает собеседник, исходя из заданного в разговоре семантического поля понятий.

В более широком значении контекст — среда, в которой существует объект (например, «в контексте эстетических представлений XIX века творчество Тёрнера было новаторским»).

Из приведённого выше определения термина «контекст» нам, пожалуй, наиболее подходит следующее краткое понимание: контекст организации – это среда, в которой она существует.

Движемся далее.

Фа́ктор (лат. factor «делающий, производящий») — причина, движущая сила какого-либо процесса, определяющая его характер или отдельные его черты.

Зафиксируем для себя, что «фактор» – это «причина» или «движущая сила» процесса.

Теперь о стратегии.

Страте́гия (др.-греч. στρατηγία — искусство полководца) — наука о войне, в частности наука полководца, общий, не детализированный план военной деятельности, охватывающий длительный период времени, способ достижения сложной цели, позднее вообще какой-либо деятельности человека.

Задачей стратегии является эффективное использование наличных ресурсов для достижения основной цели (стратегия как способ действий становится особо необходимой в ситуации, когда для прямого достижения основной цели недостаточно наличных ресурсов).

Приведём ещё одно определение, необходимость которого вытекает из предыдущего определения термина «стратегия».

Тактика является инструментом реализации стратегии и подчинена основной цели стратегии. Стратегия достигает основной цели через решение промежуточных тактических задач по оси «ресурсы — цель».

Изложим кратко:

Стратегия – это не детализированный план деятельности организации, охватывающий длительный период времени, для достижения ей сложной (большой, значимой, долгосрочной и т.п.) цели.

Тактика (тактическая или текущая плановая деятельность организации) является инструментом реализации стратегии и подчинена основной цели, задаваемой стратегией. Стратегия достигает своей цели именно через решение промежуточных тактических (текущих плановых) задач, реализуемых организацией.

Выводы и практические рекомендации по разделу 4.1

1) Организация действует не «в вакууме», а во вполне конкретной окружающей её среде. Так, например внешняя – по отношению к организации среда – включает в себя такие элементы как: властные структуры, надзорные органы, законодательные акты (законы) как федерального так и местного значения, касающиеся деятельности организации, участников рынка на котором работает данная организация и многое другое. Нельзя забывать и о том, что сама организация не является однородной, а значит, имеет свою внутреннюю среду. Это отдельные группы (высшее руководство, акционеры, рабочие, среднее руководящее звено и т.п.), сложившиеся в организации не формальные отношения и порядок работы, формальная организационная структура организации и многое другое.

2) Любая организация имеет вполне конкретные намерения. Они (намерения) могут быть чётко сформулированы и быть известны всему коллективу, а могут быть всего лишь смутным понимаем в головах высших руководителей. Простираться эти намерения тоже могут очень по разному – от элементарного желания выжить (остаться на плаву), до твёрдого и всесторонне осознанного желания стать лучшими в мире (по качеству, по объёмам или ещё по каким то параметрам).

3) Намерения организации выражаются через её стратегию. Оглашая свою стратегию, организация тем самым оглашает свои намерения. Именно стратегия позволяет, как минимум, сделать две очень важные вещи: задать единый вектор развития всего персонала, функций и структурных подразделений; выстраивать текущие планы (тактику) с чётким понимание к чему они (конкретные мероприятия) должны привести по истечении определённого периода времени. Ведь сама стратегия создаётся на какой то большой, но конечный и вполне определённый временной отрезок.

4) Обратите внимание, что стандарт не требует иметь формализованную стратегию, т.е. чтобы в организации был документ, утверждённый высшим руководством и описывающий всё, о чём сказано выше. И, тем не менее, я рекомендую в соответствии с требованиями стандарта создать описание следующих аспектов: контекста организации; потребностей и ожиданий заинтересованных сторон (см. статью по пункту стандарта 4.2); факторов, влияющих на результативность СМК и организации в целом; стратегии организации; порядка мониторинга и анализа информации, касающейся всего перечисленного.

5) Для того чтобы не раздувать объём документов СМК лучше всего сделать это описание в Руководстве по качеству (РК). Кстати – новая версия стандарта не требует наличия данного документа. Но, тем не менее, я настоятельно рекомендую сохранить в системе менеджмента качества этот документ. Ценность РК может быть обоснована хотя бы следующими аргументами: именно в РК возможно привести описание самых общих вопросов системы менеджмента качества, которые не понятно в какие другие документы СМК «засунуть»; РК в целом даёт чёткое и ясное описание СМК организации, которое в свою очередь облегчает изучение и понимание системы менеджмента качества персоналом.