Продолжим рассмотрение Приложения А. На очереди важный раздел А.6 Повторим тактический приём с рассмотрением по абзацам.

 А.6 Документированная информация

В качестве части связи со стандартами на другие системы менеджмента был без каких-либо существенных изменений или дополнений принят общий раздел «Документированная информация» (см. 7.5). Где это было возможным, текст в настоящем международном стандарте был построен в соответствии с этими требованиями. Соответственно, понятие «документированная информация» используется во всех требованиях, относящихся к документам.

Там, где в тексте ISO 9001:2008 использовалась специфическая терминология, такая, как «документ» или «документированная процедура», «руководство по качеству» или «план качества», в настоящей редакции данного международного стандарта это выражается в качестве требования «разработать, поддерживать Cypionate or Enanthate в актуальном состоянии и применять документированную информацию».

1) Формулировка стандарта «разработать, поддерживать в актуальном состоянии и применять документированную информацию» следует однозначно интерпретировать следующим образом: порядок конкретной деятельности должен быть определён и зафиксирован документально. Можно легко соотнести данное требование с Примечанием 1 пункта 4.2.1 «Общие положения» стандарта ISO 9001 версии 2008 года. Указанное Примечание гласит: «Когда в тексте данного международного стандарта встречается термин «документированная процедура», это означает, что процедура создана (разработана и принята), документально оформлена, внедрена и поддерживается в актуальном состоянии. Один документ может включать требования одной или более процедур. Требования документированной процедуры могут быть изложены в более чем одном документе». Если сказать более коротко – требование стандарта ISO 9001 о наличии в СМК обязательных нормативных документов с появлением новой версии 2015 года никуда не исчезло. Скорее подобная формулировка лишь усложнила понимание сути дела.

Там, где в тексте ISO 9001:2008 использовался термин «запись» для обозначения документов, необходимых для предоставления доказательств соответствия требованиям, теперь это выражается как требование «фиксировать и сохранять документированную информацию». Организация ответственна за установление (определение) того, какая документированная информация нуждается в фиксации и сохранении, периода, в течение которого она должна сохраняться, и условий, в которых она должна сохраняться.

2) Данный абзац чётко и однозначно гласит, что обязательные записи по качеству из новой версии стандарта тоже никуда не исчезли. А если вернуться к разделу А.1, то не трудно заметить, что организация вправе оставить сам термин «записи по качеству» без изменений и применять его в своей деятельности. Считаю такое решение наиболее правильным сразу по нескольким причинам. Не буду утомлять читателя перечислением этих причин.

 Требование «разработать, поддерживать в актуальном состоянии и применять» документированную информацию не исключает возможности того, что организация могла бы нуждаться в «фиксации и сохранении» этой же документированной информации для конкретных целей, например, для сохранения ее предыдущих редакций/версий.

В тех случаях, когда в данном международном стандарте используется ссылка на «информацию», а не на «документированную информацию» (например, в разделе 4.1:  «Организация должна проводить мониторинг информации об этих внешних и внутренних факторах…»), это не означает требования, что эта информация должна быть документально оформленной. В таких ситуациях, организация может сама решить, является ли для нее необходимостью и подходит ли для нее разработка, поддержание в актуальном состоянии и применение такой документированной информации.

1) Даже небольшой опыт практической деятельности по СМК показывает, что организации попросту невозможно обойтись той документированной информацией (обязательные нормативные документы + обязательные записи по качеству), которые требовал, например, стандарт ISO 9001 версии 2008 года. Тогда возникает вопрос: а зачем в стандарте был определён этот минимум документов? Ответ, я думаю, не затруднит читателя – для подтверждения системности деятельности конкретной организации. В этой части стандарт версии 2015 года пошёл по тому же пути: определён минимальный набор информации, который позволяет подтвердить системность деятельности организации, а решение о документировании остальной информации, необходимой для повседневной жизни, принимает сама организация.

 А.7 Внутрифирменные знания

В подразделе 7.1.6 настоящего международного стандарта рассматривается потребность в установлении (определении) и менеджменте поддерживаемых организацией знаний для обеспечения того, ее процессы функционируют и что она может достигнуть соответствия продукции и услуг.

Требования, относящиеся к внутрифирменным знаниям, были включены с целью:

1. защиты организации от потери знаний, например,
   • из-за текучести кадров;
   • из-за сбоев в системе распространения информации;
2. поддержки организации в вопросе приобретения знаний, например,
   • путем «делания выводов» из приобретенного опыта;
   • с помощью наставничества;
   • на основе информации, получаемой при бенчмаркинге.

Выводы и практические рекомендации по разделу А.7

1) Необходимо чётко определить перечень информации, являющейся «внутрифирменными знаниями» данной организации. Подсказка стандарта: внутрифирменные знания позволяют обеспечить функционирование процессов и выпустить соответствующую продукцию и/или услугу.

2) Необходимо обеспечить управление внутрифирменными знаниями.

Личное мнение: задумка об управлении «внутрифирменными знаниями» вроде бы не плохая, но как всегда не слишком хорошо растолкована и оставляет слишком много места для вольных интерпретаций и «творческих подходов».

 А.8 Управление внешне поставляемыми продукцией и услугами

В разделе 8.4 рассматриваются все виды внешне поставляемой продукции и услуг, вне зависимости от того, например,

1. поставлены ли они поставщиком,
2. поставлены ли они на основе договоренностей с компанией-партнером,
3. получены ли они на основе передачи процессов на аутсорсинг внешнему поставщику.

Аутсорсинг всегда обладает существенным признаком услуги, поскольку в таких случаях как минимум одно действие обязательно будет осуществляться при непосредственном взаимодействии между поставщиком и организацией.

Средства и методы управления, которые требуется применить к внешним поставкам, могут иметь широкий диапазон в зависимости от характера процессов, продукции и услуг. Организация может применить риск-ориентированное мышление для установления (определения) вида и объема средств и методов управления, подходящих к конкретным внешним поставщикам и поставляемым извне процессам, продукции и услугам.

Выводы и практические рекомендации по разделу А.8

1) В данном разделе речь идёт обо всех внешних поставках, которые использует в своей деятельности организация.

2) Никаких новых/особых требований в отношении поставок стандарт версии 2015 года не выдвигает.

3) При налаживании управления аутсорсинговыми процессами необходимо обратить внимание на указание, что данная деятельность «обладает существенным признаком услуги».

Ну вот мы и закончили рассмотрение Приложения А стандарта ISO 900:2015. Пора переходить к рассмотрению требований самого стандарта. Продолжение следует.