Вопрос №5

Записи по качеству – это особый вид документов. Но если это всего лишь разновидность документа, то у них – как у любых документов – должен быть жизненный цикл. Жизненный цикл записей по качеству соответствует жизненному циклу любых других документов? Или у них свой, «особый» жизненный цикл?

А что по этому поводу думаете Вы?

Заранее благодарю за ответ.

  Ответ.

Действительно – а есть ли у записей по качеству свой жизненный цикл? Ели есть, то чем он – жизненный цикл записей по качеству – отличается от жизненного цикла других документов?

Для начала вспомним определение термина записи по качеству:

Запись – документ, излагающий достигнутые результаты или предоставляющий свидетельства осуществленной деятельности (ISO 9000:2005).

Примечания:

1 Записи могут использоваться, например, для документирования прослеживаемости, а также для предоставления свидетельств верификации, предупреждающего действия и корректирующего действия.

2 Обычно записи не нуждаются в управлении их изменениями (пересмотрами).

Если попробовать сформулировать очень кратко, то получится примерно следующее: запись по качеству – это документ, описывающий конкретный результат. Таким результатом могут быть данные о браке за конкретный рабочий день, протокол совещания, акт сдачи в эксплуатацию конкретной единицы технологического оборудования, свидетельство о поверке конкретного средства измерения и т.д. В любом случае запись несёт в себе информацию о том, что получилось в каждом конкретном случае. А вот любая процедура (инструкция, регламент, СТП и т.п.) говорит о том, как выполняется конкретный вид деятельности. Именно в этом и состоит принципиальное отличие нормативного документа от записи по качеству: нормативный документ описывает как выполняется определённая деятельность, а запись по качеству говорит что получилось в каждом конкретном случае. Именно поэтому запись и не должна изменяться. А вот нормативный документ наоборот должен изменяться, если сама деятельность претерпела изменение.

А теперь давайте попробуем сформулировать жизненный цикл записей по качеству.

1) Выявление необходимого и достаточного перечня записей по качеству по каждому виду деятельности, выполняемой в организации. Именно этот этап вызывает наибольшие трудности для любой организации. Суть «трудности» заключается в том, чтобы заранее предусмотреть наличие в организации необходимой документированной информации, которая может быть востребована как внутри самой организации, так и сторонними юридическими лицами, физическими лицами, надзорными органами т.п. В предыдущей фразе скрывается подсказка: для начала попробуйте перечислить все заинтересованные стороны, которые могут потребовать с вас (организации) какую-либо информацию. Если вы (организация) определили какая информация может вам потребоваться в дальнейшем, то можно переходить к следующему этапу жизненного цикла записей по качеству.

2) Выявите места, где создаётся и/или собирается необходимая вам информация. Здесь необходимо отметить следующие немаловажные моменты:

  • место сбора информации может быть физическим местом. Пример: рабочее место контролёра ОТК, где скапливается информация о принятых и забракованных партиях продукции.
  • место сбора информации может быть виртуальным. Пример: информация в системе 1С:УПП о наличии на складе количества всех видов комплектации.
  • нужная информация может формироваться (собираться) поэтапно. Пример: сопроводительный лист продукции, несущий в себе информацию обо всех этапах технологии, которые были пройдены конкретным образцом продукции.
  • необходимое подтверждение – не важно, для внутреннего или внешнего лица оно требуется – может состоять из цепочки документов, приводящих к выводу о том, что «всё сделано как надо». Так, например, обязательная запись по качеству об управлении несоответствующей продукцией скорей всего будет выглядеть именно как цепочка документов.

Если выявили, какая нужна информация и где она собирается, пора переходить к следующему этапу.

3) Определение следующих параметров в отношении записей по качеству:

  • стандартных форм записей по качеству. Наличие стандартных форм записей позволяет экономить время и силы исполнителей при работе с документами.
  • условий создания записей. Здесь возможны варианты. Пример: Акт приёма – передачи оборудования создаётся в течение 2-х рабочих дней с момента передачи оборудования от производства-сдатчика производству-приёмщику оборудования. Или другой пример: Отчёт по процессу разрабатывается, утверждается и подаётся в отдел управления качеством до 10-го числа каждого месяца. Другие возможные варианты условий создания записей, я думаю, читатель продумает и реализует в своей практике сам.
  • список рассылки учтённых копий записи по качеству. Учтённые копии готовой записи можно и нужно разослать всем заинтересованным лицам.
  • место хранения записи.
  • срок хранения записи.

Все перечисленные выше параметры после их чёткого определения должны быть отражены в соответствующих внутренних нормативных документах организации. Именно это позволит по ходу выполнения каждого вида деятельности создавать необходимые записи по качеству и необходимое документирование деятельности станет «само собой разумеющимся» для каждого исполнителя. Кроме этого необходимо помнить, что при необходимости может быть проведена актуализация каждого из перечисленных выше требований к записям. Такая актуализация делается через актуализацию внутреннего нормативного документа, описывающего требование.

Определяя перечисленные выше параметры, не забудьте определить возложение ответственности за:

  • своевременное создание записей.
  • передачу (рассылку) учтённых копий записей по качеству согласно списку рассылки.
  • хранение записей (оригинала) в подразделении.

Мой читатель уже понял, что все эти пункты также должны найти своё отражение в соответствующих внутренних нормативных документах организации.

4) Обработка записей по качеству и предоставление результатов обработки (данных по качеству) соответствующим должностным лицам и/или подразделениям. Подобного рода требование можно предусмотреть во внутреннем нормативном документе организации. Для этого необходимо описать кто (должностное лицо) когда (сроки) проводит обработку каких записей по качеству. Что (какая информация) по результатам обработки должна быть получена и кому (должностное лицо) она должна быть предоставлена.

5) Изъятие записей по качеству и соответствующих учтённых копий этих записей.

6) Аннулирование/архивирование/уничтожение записей по качеству.

Ну вот, пожалуй, пока всё о жизненном цикле записей по качеству. А вот сравнение жизненного цикла записей по качеству и «простых» нормативных документов я оставлю читателю в виде домашнего задания.

2 thoughts on “Вопрос №5

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Напишите числа на арабском (0,1,2,3 и т.д.) *